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L'onglet Espace de travail est votre espace pour créer et gérer tous les membres de votre école, clinique, centre ou centre scolaire. Du personnel aux élèves en passant par les parents, tout commence ici.

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Paramètres de l'espace de travail 

​La section Paramètres de l'espace de travail vous permet de personnaliser et de gérer les informations de l'espace de travail de votre école, centre ou clinique.

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En tant qu'administrateur ou coadministrateur, vous pouvez :

• Modifier ou modifier le nom de l'espace de travail 

• Mettre à jour le nom qui apparaît sur la plateforme.

• Ajouter ou modifier le logo de l'espace de travail 

• Entrer ou mettre à jour le numéro de téléphone 

• Supprimer l'espace de travail pour supprimer définitivement l'espace de travail s'il n'est plus utilisé. (Cette action est irréversible.)

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Gérer l'espace de travail du personnel professionnel

La section Professionnelle de l'Espace de travail vous permet d'ajouter, de modifier et de gérer tous les collaborateurs de votre clinique / centre / école ou centre scolaire.

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En tant qu'administrateur ou coadministrateur, vous pouvez :

• Ajouter différents types de collaborateurs à vos différentes listes

• Demander au parent ou au tuteur de signer un consentement et inviter le parent ou le tuteur à collaborer au plan 

• Demander à l'élève/au client de signer un consentement, si l’élève/le client est âgé de plus de 14 ans, 

• Inviter l'élève/le client au plan

• Créer, gérer les dossiers d'élèves/de clients

• Attribuer les dossiers d'élèves/de clients à un ou plusieurs professionnels collaborateurs membres de votre espace de travail

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Ajouter, modifier ou annuler des collaborateurs, et, définir les autorisations

 

Ajouter des collaborateurs, des professionnels dans votre espace de travail

• Cliquez sur le bouton « Ajouter un collaborateur »

• Entrez leur nom et leur adresse courriel

• Cochez co-administrateur pour un type d'accès co-administrateur*

• Cliquez sur le bouton « Enregistrer »

• Envoyez des rappels d'invitation en cliquant sur « Envoyer un rappel » ou annulez des invitations en cliquant sur « Annuler l'invitation ». 

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Lorsque vous ajoutez ou mettez à jour un collaborateur, vous pouvez définir son type d'accès. En plus de l'administrateur principal, Il y a quatre type d'accès : 

• Co-administrateur: peut gérer l'espace de travail et gérer les élèves/clients, créer et réviser les PI et superviser des sections spécifiques.

• Gestionnaire: peut gérer les élèves/clients assignés,  créer et réviser les PI,  peut voir que la liste de ses élèves/clients et de ses parents/tuteurs.

• Co-gestionnaire: partage les mêmes responsabilités que le gestionnaire, mais avec un contrôle administratif plus limité.

• Observateur: peut que lire le PI de l’élève ou du client.

 

Préciser ou modifier son rôle

• Préciser son rôle professionnel en cliquant sur le bouton « Rôle »

• Sélectionnez l'option désirée dans le menu déroulant

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Attribuer un ou plusieurs dossier d'élèves ou de clients à un professionnel membre de votre espace de travail

Désignez le professionnel responsable de la création, de la gestion, de la révision ou de la visualisation ou du plan d’intervention (PI) de l'élève ou du client. Cela peut se faire de trois façons:

1. via l'espace de travail de collaborateurs professionnels

2. via la liste des élève/client dans votre espaces de travail 

3. via le PI de l’élève/client

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Attribuer un PI à un membre collaborateur professionnel via l'espace de travail

• Cliquez sur « Ajouter un élève ou un client »

• Sélectionnez un ou plusieurs élèves/clients en cochant les cases correspondantes

• Choisissez le type d'accès (observateur, gestionnaire ou co-gestionnaire) dans le menu déroulant

• Cliquez sur « Prochaine étape »

• Cliquez sur « Enregistrer »

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2)    Ajouter des PI à un membre du personnel professionnel à l'aide de la liste des espaces de travail de l’élève
    Cliquez sur le nom de l’élève ou du client
    Cliquez sur « Ajouter un gestionnaire » ou modifiez le type d'accès (observateurs, gestionnaire ou cogestionnaire) dans le menu déroulant.
    Si le nom de l’élève ou du client n'est pas encore sur la liste, cliquez sur « Ajouter un fichier »
    Entrez le nom de l’élève ou du client
    Entrez l'adresse courriel (facultatif) 
    Cliquez sur « Lier le gestionnaire »
    Sélectionnez le membre du personnel professionnel 
    Cliquez sur « Enregistrer ». 

3)    Ajouter des PI à un membre du personnel professionnel par l'intermédiaire du PI de l’élève
    Aller à « Équipe collaborative »
    Cliquez sur « Modifier » 
    Cliquez sur « Inviter un collaborateur »
    Sélectionnez le type d'accès « Observateur » ou « Cogestionnaire »
    Cliquez sur « Prochaine étape »
    Cliquez sur « Retour au plan »

Gérer la liste des élèves/clients dans l'espace de travail

Ajouter, modifier, attribuer des gestionnaires, inviter et définir des autorisations.
    Ajouter un dossier élève/client 
    Entrez son nom et son adresse électronique (facultatif)
    Attribuez un gestionnaire à ce dossier PI élève/client en cliquant sur « Lier le gestionnaire »
    Sélectionnez le membre du personnel professionnel 
    Cliquez sur « Enregistrer ». 

Invitation et autorisations
    Invitez un parent ou un tuteur en cliquant sur « envoyer une invitation ».

 

Gérer les parents/tuteurs 

Ajout, lien vers les élèves/clients, exigences en matière de consentement
    Entrez le nom du ou des parents ou tuteurs et ajoutez leur adresse courriel en liant à leur enfant
    Cliquez sur « Enregistrer »
    Le parent ou le tuteur enverra une version en ligne du formulaire de consentement. Le consentement signé sera automatiquement enregistré dans le PI de l’élève ou du client.
    Si vous souhaitez présenter smartplan à un parent ou à un tuteur, vous pouvez lui envoyer un courriel de présentation à smartplan; Vous pouvez télécharger le modèle. 

Invitation et autorisations
    Invitez un parent ou un tuteur en cliquant sur « Envoyer une invitation ».
    Le parent deviendra par défaut un « Observateur ».